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Reisekostenabrechnung, ehrenamtliche Tätigkeit und sonstiges Engagement

Im Kreisstellenvorstand, in Ausschüssen oder als Referent – viele Ärzte und Psychotherapeuten arbeiten aktiv in der KV Nordrhein mit. Für diese Tätigkeiten erhalten sie eine Aufwandsentschädigung. Nach den Vorgaben des Finanzministeriums steigt für sie ab dem Jahr 2020 das Risiko einer Umsatzsteuerpflicht. Sprechen Sie diesbezüglich in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater. Um die Abrechnung der Tätigkeiten zu erleichtern, bietet die KV nun die Formulare in elektronischer Form an.

Klicken Sie einfach das Formular für die Tätigkeit an, die Sie abrechnen möchten, zum Beispiel "Entschädigung für Moderatoren". Sie gelangen dann auf die Vorlage in der Sie die grau hinterlegen Felder ausfüllen. Ganz wichtig: Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus, um den Anforderungen der Finanzbehörden nachzukommen. Klicken Sie am Ende des Formulars auf "Weiter". Sie sehen dann noch einmal Ihre Angaben und senden dann via "Abschicken" die Abrechnung an die KV Nordrhein. Fertig. Danach bieten wir Ihnen noch an, die Rechnung als PDF abzuspeichern.

Die bisherigen Formulare sind ab dem 1. Januar 2020 nicht mehr gültig. Die neuen Online-Formulare können Sie bereits seit dem 1. November 2019 nutzen. Die KV Nordrhein kann ihnen künftig die Aufwandsentschädigung und die Reisekosten nur noch erstatten, wenn sie eine Rechnung stellen.

Fragen und Antworten

Warum ändert die KV Nordrhein die Abrechnung der ehrenamtlichen Tätigkeit?

Am 31. Dezember 2019 endet eine Übergangsfrist bei der Besteuerung ehrenamtlicher Tätigkeiten. Das bedeutet, dass Ärzte, die sich bei der KV engagieren, nicht mehr unbedingt von einer Umsatzsteuerfreiheit bei den Entschädigungen und den Reisekosten ausgehen können. Damit wir unsere ehrenamtlich Tätigen aber weiterhin bei Ihrer Abrechnung unterstützen können, passen wir das Verfahren den neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen an.

Wann sind meine Tätigkeiten als Ehrenamtlicher umsatzsteuerfrei?

Die Tätigkeit muss ausdrücklich im Gesetz (Nennung in einer Satzung ist nicht ausreichend) als ehrenamtliche Tätigkeit genannt werden oder sie muss im allgemeinen Sprachgebrauch als Ehrenamt bezeichnet und nicht mit mehr als 17.500 Euro pro Jahr (Summe aller umsatzsteuerpflichtigen Leistungen) vergütet werden.

Wie erfahre ich, ob für mich Umsatzsteuerpflicht besteht?

Diese Frage kann Ihnen nur Ihr Steuerberater beantworten. Nur er kennt alle Ihre Einkünfte außerhalb der Praxistätigkeit, wie etwa Gutachten oder Aufwandsentschädigungen für Gremienarbeit.

Wie komme ich der Umsatzsteuerpflicht nach?

Bitte klären Sie mit Ihrem Steuerberater wie und wann Sie Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen.

Das führt aber zu Ungleichbehandlungen bei den ehrenamtlich Tätigen. Diejenigen, die über den Freibetrag kommen, erhalten de facto weniger als ihre Kollegen?

Nein, um auch künftig das Engagement aufrechtzuerhalten, sieht die Entschädigungsordnung der KV Nordrhein vor, Ihnen die Umsatzsteuer zusätzlich zu erstatten.

Muss ich auch eine Rechnung schreiben, wenn ich nicht umsatzsteuerpflichtig bin und wenn ja, warum?

Nur durch die Rechnungsstellung haben Sie die Möglichkeit, auch Umsatzsteuer nachzufordern, sofern sich im Laufe des Jahres herausstellt, dass Sie doch umsatzsteuerpflichtig werden, da Sie die Betragsgrenze überschreiten.

Ich bin ein gewähltes Mitglied und erhalte eine monatliche Pauschalentschädigung. Warum muss ich trotzdem eine Rechnung schreiben?

Nur durch die Rechnungsstellung haben Sie die Möglichkeit, auch Umsatzsteuer nachzufordern, sofern sich im Laufe des Jahres herausstellt, dass Sie doch umsatzsteuerpflichtig werden, da Sie die Betragsgrenze überschreiten.

Kann ich Umsatzsteuer nachfordern, wenn ich im Nachhinein umsatzsteuerpflichtig werde?

Ja, unter bestimmten Bedingungen. Voraussetzung ist, dass sie der KV eine Rechnung gestellt haben (und dass sie einen Nachweis über die noch zu zahlende Umsatzsteuer beibringen). Dann wird die KV jeden Fall prüfen, ob die Voraussetzungen für eine Umsatzsteuer-Nachforderung vorliegen.

Wie will mich die KV in Zukunft bei der Abrechnung unterstützen, wenn ich selbst Rechnungen schreiben muss?

Die KV stellt Ihnen Formulare zur Verfügung, die Sie als Rechnungsdrucke nutzen können, sowie eine Ausfüllhilfe.

Für weitere Rückfragen können Sie sich an folgende Mitarbeiter wenden:

Kontakt Telefon Telefax E-Mail
Veronika Braun 0211 5970 8022 0211 5970 9022 E-Mail
Silvia Masanetz 0211 5970 8267 0211 5970 9267 E-Mail
Sabrina Rogowski 0211 5970 8031 0211 5970 9031 E-Mail